L’entrepreneuriat est souvent motivé par le désir de liberté, de création, et de passions à vivre, offrant épanouissement et autonomie. Mais cette liberté peut devenir une contrainte avec des responsabilités croissantes et une vie professionnelle envahissant la vie personnelle, ou inversement. La gestion du temps est essentielle pour éviter le surmenage et maintenir la motivation. C’est pour cela que l’équipe d’appui Omnicité a préparé une série de ressources à propos de la reprise de son temps en main. Aujourd’hui, on parle de la gestion des courriels.
Vous êtes-vous déjà senti submergé par vos e-mails, constamment sur le qui-vive à chaque notification qui clignote sur votre écran ? Il est temps de reprendre le contrôle sur votre boîte e-mail et d’adopter une approche plus stratégique pour gérer ce flux, souvent perturbateur. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à gérer vos e-mails de façon plus sereine.
Interrompre le flux d’e-mails
Premièrement, il est essentiel de ne pas laisser les e-mails dicter votre journée.
Planifier des créneaux dédiés
Intégrez dans votre agenda des périodes spécifiques pour traiter vos courriels. Par exemple, consacrez cinq minutes le matin pour balayer rapidement votre boîte de réception à la recherche d’urgences potentielles. Ensuite, réservez une tranche de 30 minutes en milieu de journée, lorsque votre concentration est moindre, pour traiter vos e-mails plus en détail.
Réduire les interruptions
Fermez votre boîte de réception en dehors de ces créneaux dédiés et désactivez les notifications visuelles ou sonores. Cela vous permettra de rester concentré sur vos tâches principales sans être interrompu.
Choisir son canal de communication
Quel est le meilleur canal de communication selon le type d’informations ? Posez-vous la question pour chaque sujet. Pour des discussions complexes ou nécessitant plusieurs échanges, envisagez plutôt un appel téléphonique ou une réunion.
L’e-mail n’est pas urgent
Lescourriels ne sont pas des médias d’urgence. En cas d’urgence, vos interlocuteurs sont plus susceptibles de vous appeler ou de vous envoyer un SMS. Fixez-vous un délai raisonnable, comme 24 heures, pour répondre aux sollicitations e-mails. Vous pouvez informer vos contacts de ce délai via une signature ou un message automatique par exemple.
Traiter efficacement vos e-mails
L’objectif est de garder votre boîte de réception sous contrôle, avec idéalement moins de 30 courriers dans le dossier principal. Cela facilite la recherche des messages importants et réduit le stress lié à une boîte de réception encombrée.
Lors du traitement de vos e-mails, ceux-ci doivent être gérés selon l’enjeu
- Supprimer les courriels inutiles. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez plus et marquez comme spam les expéditeurs indésirables.
- Traiter : seules les actions qui prennent moins de deux minutes doivent être traitées immédiatement.
- Etiqueter en « tâche » ou ajouter à sa to do list les e-mails nécessitant une action supérieure à 2 minutes
Archiver les e-mails
Archiver les e-mails contenant des informations importantes ou des documents à conserver dans des dossiers spécifiques pour faciliter leur recherche ultérieure.
